Antes de começar
Arquivos foram copiados para vários discos, mas não há inventário das versões nem teste de leitura. Uma cópia corrompida substitui outra sem que a equipe perceba. O programa de preservação precisa tornar verificável o estado do acervo e a história das intervenções.
Delimite o conjunto a trabalhar e nomeie um responsável pelo aceite. Use amostras sem dados pessoais sempre que possível. Preserve uma referência da situação inicial e registre o que será alterado. A execução deve respeitar permissões, contratos e impedimentos aplicáveis ao acervo.
Procedimento por etapa
Inventariar e caracterizar
Registre formatos, tamanhos, origem, direitos de acesso e dependências. Identifique itens prioritários e riscos de obsolescência. Preserve a relação entre arquivo e processo de produção.
Verificar e registrar eventos
Crie referências de integridade e execute conferências planejadas. Documente transferência, validação, conversão e restauração. Um hash detecta alteração frente a uma referência; não demonstra sozinho autenticidade ou qualidade.
Planejar acesso futuro
Teste cópias e procedimentos de recuperação, além da renderização de formatos críticos. Avalie migrações com amostras e critérios de equivalência. Consulte diretrizes RDC-Arq conforme o contexto do repositório e do acervo.
Ficha de controle para adaptar
| Campo | Preenchimento esperado |
|---|---|
| Escopo e identificador | Processo, lote ou conjunto incluído e limites do trabalho |
| Fonte e requisito | Documento de referência, versão e decisão de aplicabilidade |
| Responsáveis | Executor, revisor e aprovador com alçadas definidas |
| Evidência | Localização do registro que permite reproduzir a conferência |
| Exceção e providência | Divergência, impacto, responsável, prazo e situação |
| Aceite | Resultado verificado, data e responsável pela aprovação |
Critérios específicos de verificação
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Inventário | Relação de objetos, formatos e dependências | Preservação |
| Integridade | Conferências com referência e histórico | Infraestrutura |
| Acesso | Teste documentado de recuperação e leitura | Gestão do acervo |
Como tratar uma divergência
Pause a ação afetada, preserve o registro de entrada e descreva o comportamento observado. Diferencie uma falha pontual de um problema que possa atingir o lote inteiro. Encaminhe a decisão à alçada responsável e registre a providência antes de repetir a operação.
Depois da correção, repita a conferência que detectou a falha e verifique um caso de controle. Mantenha a evidência do resultado anterior e do resultado corrigido. Pendências aceitas precisam de justificativa e responsável; não as transforme silenciosamente em itens aprovados.
Cenário para treinar a equipe
Um conjunto de plantas possui arquivos originais e representações de consulta. O inventário mantém a relação entre ambos e registra a ferramenta usada na conversão. Quando um arquivo falha na verificação, a equipe compara as cópias e restaura a versão válida. O evento fica associado ao identificador do objeto.
Peça à equipe para identificar o ponto de controle, a evidência esperada e a pessoa responsável por decidir. O objetivo do exercício é verificar se o procedimento é compreensível e executável com os recursos disponíveis.
Checklist de encerramento
- Escopo conciliado com os itens efetivamente tratados.
- Controles específicos conferidos e evidências localizáveis.
- Exceções identificadas, com decisões e responsáveis.
- Acesso e integridade verificados conforme o projeto.
- Aceite registrado e orientação entregue à equipe de operação.
Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
As fontes abaixo permitem conferir o contexto. A aplicabilidade normativa e os procedimentos de cada organização precisam de validação por seus responsáveis. Correções e dúvidas podem ser enviadas a comercial@arquindex.com.br, indicando a URL e o trecho.
- CONARQ — diretrizes RDC-Arq, versão 2
- Open Preservation Foundation — veraPDF
- CONARQ — e-ARQ Brasil, versão 2
Método editorial: síntese original apoiada em fontes identificadas, separação entre referência oficial e recomendação operacional, exemplos sem dados de clientes e revisão por mudança relevante. Nenhum caso desta página deve ser interpretado como resultado de cliente real.